Praktik Terbaik dan Kebijakan Penggunaan untuk OneDrive for Business

Panduan ini diperuntukkan bagi pengguna yang ingin mengoptimalkan pengalaman OneDrive milik mereka dan menghindari konsumsi penyimpanan yang mungkin tidak diperlukan.

Pendahuluan: Mengenal lebih tentang OneDrive for Business

OneDrive for Business adalah sebuah layanan penyimpanan berbasis cloud yang memungkinkan Anda
mengakses, berbagi, dan berkolaborasi pada file dari mana saja, pada perangkat apapun. Layanan ini juga menyediakan fitur seperti riwayat versi, tempat sampah berkas (recycle bin), dan sinkronisasi perangkat untuk membantu Anda mengelola berkas dan melindunginya dari kehilangan atau kerusakan.

Namun, saat ini OneDrive for Business memiliki batas penyimpanan 50 GB per pengguna di Universitas Gadjah Mada, yang berarti Anda perlu memperhatikan cara penggunaan kapasitas simpan OneDrive dan menghindari menyimpan berkas yang mungkin tidak perlu ataupun berkas yang terduplikasi dari beberapa berkas tertentu. Tentunya hal ini adalah salah satu dari beberapa contoh penggunaan yang dapat mengurangi kapasitas simpan (kuota) dan akan memengaruhi kinerja Anda.

Berikut ini adalah Panduan terkait solusi dan kebijakan penggunaan. Harapannya dengan panduan ini Pengguna dapat mengoptimalkan penggunaan OneDrive for Business serta menghindari konsumsi penyimpanan yang mungkin tidak perlu.

Panduan pengelolaan berkas

Gunakan OneDrive for Business hanya untuk berkas yang terkait pekerjaan Anda. Hindari untuk menyimpan berkas pribadi, misalnya foto, video, musik, atau game, di OneDrive for Business Anda. Penggunaan kuota untuk menyimpan berkas di luar pekerjaan akan memakan banyak ruang dan hal tersebut tidak relevan dengan pekerjaan Anda. Disarankan agar menggunakan akun OneDrive pribadi atau layanan simpan berbasis cloud lain untuk penyimpanan berkas pribadi Anda.
Gunakan folder dan subfolder untuk mengorganisasi berkas Anda. Ini dapat membantu Anda untuk menemukan file dengan mudah dan menghindari kekacauan OneDrive Anda dengan berkas yang mungkin tidak urut. Anda juga dapat menggunakan nama berkas dan metadata
deskriptif untuk membuat berkas tersebut lebih mudah dicari dan diidentifikasi.
Manfaatkan fitur sinkronisasi perangkat. Dengan hal ini Anda dapat melakukan sinkronisasi berkas OneDrive ke perangkat lokal Anda. Hal ini dapat membantu Anda mengakses berkas tanpa harus terhubung (offline) dan menghemat waktu serta tagihan internet saat Anda mengerjakan file. Namun, hindari sinkronisasi semua berkas Anda ke perangkat, hal ini dapat menghabiskan ruang penyimpanan internal Anda dan tentu akan memengaruhi kinerja perangkat Anda. Disarankan untuk melakukan sinkronisasi untuk berkas dan folder yang mungkin akan Anda kerjakan secara teratur dan batalkan sinkronisasi berkas dan folder yang tidak memerlukan akses offline.
Manfaatkan fitur riwayat versi untuk memulihkan versi berkas Anda sebelumnya. Hal ini dapat membantu Anda memulihkan berkas tertentu ketika berkas tersebut tidak sengaja dihapus, diedit (over write) , atau rusak. Anda juga dapat menggunakan fitur tempat sampah berkas (recycle bin) untuk memulihkan berkas yang dihapus dalam waktu 93 hari. Namun, disarankan untuk jangan terlalu mengandalkan fitur-fitur ini saja apabila peruntukannya sebagai solusi cadangan, karena fitur tersebut memiliki keterbatasan dan tidak menjamin penyimpanan berkas Anda tanpa batas waktu. Diharapkan agar Anda selalu menyimpan salinan cadangan berkas penting di lokasi lain, seperti hard drive eksternal atau penyimpanan lain.
Gunakan fitur berbagi (sharing ) untuk berbagi berkas milik Anda dengan orang lain. Hal ini memungkinkan Anda dan rekan berkolaborasi pada pembaharuan berkas tersebut dan menjadi alternatif pengiriman lampiran selain melalui email. Selain dapat membuat file duplikat pengiriman via email perlahan akan menghabiskan ruang penyimpanan Anda. Gunakan juga fitur penulisan bersama untuk mengerjakan file yang sama dengan berkolaborasi bersama orang lain. Selain berkas akan terbaharukan secara real time, hal ini dapat menghindari pembuatan beberapa versi dari berkas yang sama.
Gunakan fitur pembersihan (clean up) untuk mengosongkan ruang OneDrive Anda. Fitur ini akan membantu Anda mengidentifikasi dan menghapus berkas yang memakan banyak ruang, seperti berkas berukuran besar, berkas yang terduplikat, atau berkas yang sudah lama tidak Anda akses. Juga terdapat fitur pengukur penyimpanan untuk memantau penggunaan OneDrive Anda dan melihat berapa banyak ruang yang tersisa.

Persyaratan Penggunaan Layanan

Pengguna bertanggung jawab penuh atas konten dan keamanan pada berkas OneDrive Anda. Pengguna tidak diperbolehkan menyimpan atau membagikan berkas yang ilegal, rahasia, sensitif, atau tidak pantas di OneDrive for Business. Pengguna juga harus mengikuti kebijakan dan pedoman perlindungan data serta keamanan informasi Universitas saat menggunakan OneDrive for Business.
Pengguna tunduk pada kebijakan penggunaan yang dapat diterima dan kode etik saat menggunakan OneDrive for Business. Pengguna tidak boleh menggunakan OneDrive for Business untuk tujuan yang tidak etis, melanggar hukum, atau berbahaya bagi Universitas atau pihak lain. Pengguna juga harus menghormati hak kekayaan intelektual dan privasi orang lain saat menggunakan OneDrive for Business.
Pengguna bertanggung jawab atas penggunaan dan kepatuhan OneDrive. Pengguna harus meninjau berkas pada OneDrive secara teratur dan menghapus berkas apa pun yang mungkin tidak diperlukan atau tidak relevan dengan pekerjaan. Pengguna juga harus mematuhi permintaan dari DTI atau manajemen Universitas untuk mengaudit, meninjau, atau menghapus berkas OneDrive Anda.

Tutorial yang Direkomendasikan

Untuk mempelajari tata cara penggunaan OneDrive for Business secara efektif dan bertanggung jawab, Anda dapat mempelajari beberapa tautan berikut:

Saat Anda Benar-Benar Membutuhkan Ruang

Jika fakultas/unit kerja Anda membutuhkan lebih banyak ruang, Anda dapat meminta ruang tambahan untuk fakultas/unit Anda silahkan menghubungi melalui surel dti@ugm.ac.id dengan:

Perihal: Isi ulang Ruang OneDrive untuk [Nama Unit]
Lampiran: daftar pengguna yang perlu menambah ukuran
Badan email:
a. Berapa banyak penyimpanan yang perlu ditambahkan
b. Berapa banyak pengguna
c. Informasi dan batasan tambahan

Catatan: Untuk penambahan penyimpanan akan dibantu ke vendor dengan tarif sebagai berikut:

Minimal kelipatan 10TB per tahun: Rp. 55.500.000,00 (harga per Agustus 2024)

Solusi alternatif

Diska – direkomendasikan untuk file cadangan Anda

OneDrive for Business – direkomendasikan untuk penggunaan Microsoft Office dan solusi kolaborasi Anda.

Google Drive – direkomendasikan untuk gambar, email, dan dokumen yang bergerak lambat