Skip to main content

Apa yang sedang Anda cari?

Print

Fitur Delegasi Email Instansi Bagian 1

Bagian 1: Mendelegasikan akun instansi ke akun pengelola

Delegasi email memungkinkan pemilik akun (misal: Akun Instansi/Jabatan) memberikan izin kepada orang lain (staf/pengelola) untuk mengakses beberapa fitur berikut:

  1. Membaca & Membalas email masuk.
  2. Mengirim email baru atas nama akun instansi.
  3. Menghapus atau mengarsipkan pesan.

Namun, Delegasi TIDAK memberikan akses ke password akun utama, Google Drive pribadi, atau setelan akun lainnya.

Pada lingkungan Universitas Gadjah Mada, terdapat dua jenis email Instansi, yaitu email fisik dan email virtual. Fitur ini hanya dapat dimanfaatkan oleh email instansi fisik saja.

Sebelum melakukan delegasi, setidaknya terdapat dua hal yang perlu diperhatikan yaitu Delegator dan Delegate. Delegator (Pemilik Akun): Akun utama (misal: Kepala Bagian atau Akun Umum Instansi). Kemudian Delegate (Penerima Akses): Staf yang akan mengelola email tersebut.

Ketika beberapa poin di atas sudah diketahui, silahkan untuk mencermati panduan melakukan konfigurasi pendelegasian tersebut.

  1. Buka Email Instansi
  2. Pilih icon pengaturan
  3. Pilih See all Settings, maka akan muncul kotak dialog berikut:
  1. Pada pengaturan email instansi, pilih tab Accounts and import
  2. Lalu pada poin Grant access to your account
  3. Pilih add another account
  4. Lengkapi dan proses 2fa untuk akun email instansi tersebut, jika proses sesuai maka akan muncul kotak dialog sebagai berikut:
  1. Silahkan masukkan email PIC atau pengelola
  2. Pilih Next Step
  3. Silahkan cermati dahulu laman konfirmasi lalu pilih Send email to grant access, jika proses sesuai maka email delegasi akan masuk ke penerima akses. Panduan ada pada tautan berikut

Jika proses pendelegasian berhasil dan Delegate (Penerima Akses) juga sukses menerima hak akses maka kotak dialog pada akun email instansi akan mengalami perubahan sebagai berikut:

Catatan penting:

Pengaturan Sender information pada sisi bawah dijelaskan sebagai berikut:

  • Show this address and the person who sent it terpilih
    menampilkan alamat email instansi DAN email pribadi staf yang mengirimkannya.
  • Show this address only
    menampilkan alamat email instansi saja. Identitas staf yang mengirim benar-benar disembunyikan dari penerima luar.