Rabu dan Kamis, 13 dan 14 November 2024 lalu Direktorat Teknologi Informasi (DTI) Universitas Gadjah Mada mengadakan kegiatan “Perancangan Proses Bisnis Aplikasi di Lingkungan UGM”. Kegiatan yang bertempat di ruang Ballroom Hall B The Alana Yogyakarta Hotel & Convention Center ini, dihadiri oleh Rektor, Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Aset, dan Sistem Informasi, Tim Biro Transformasi Digital, Direktorat Teknologi Informasi, dan Tim IT unit kerja di UGM. Dalam workshop ini peserta dikelompokan dalam beberapa bidang, di antaranya Bidang Pendidikan dan Pengajaran; Bidang Penelitian, Pengembangan Usaha, dan Kerja Sama; Bidang Kemahasiswaan, Pengabdian Kepada Masyarakat, dan Alumni; Bidang Sumber Daya Manusia dan Keuangan; serta Bidang Perencanaan Aset dan Sistem Informasi.
Workshop “Perancangan Proses Bisnis Aplikasi di Lingkungan UGM” ini sebagai upaya perbaikan berkelanjutan untuk menghadirkan sebuah proses yang terstruktur dan terukur dalam pengembangan sistem informasi. Direktorat Teknologi Informasi mengusulkan model UGM Lean sebagai prosedur standard proses perancangan, pengembangan, dan manajemen proyek di lingkungan UGM. Kegiatan ini bertujuan untuk mempersiapkan tenaga kependidikan yang berkemampuan berpikir kritis, berpikit kreatif, dan kolaboratif dalam mengusulkan proses bisnis aplikasi modern; memahani berbagai standard penyusunan proses bisnis aplikasi dan penyusunan tampilan purwarupa aplikasi (mock up); mengaplikasikan standard penyusunan proses bisnis aplikasi dan mock up dengan menggunakan perangkat lunak yang aplikatif; serta mendokumentasikan proses bisnis prioritas yang mengadopsi UGM Lean. Dengan demikian, kegiatan ini diharapkan dapat menghasilkan dokumentasi standard proses bisnis aplikasi di lingkungan UGM, pemilihan proses bisnis aplikasi prioritas berdasarkan arahan pimpinan UGM, dan Kesiapan personil unit kerja dalam membantu pengembangan proses sistem informasi yang dibutuhkan unit kerja. Target dari kegiatan ini, yaitu menyelaraskan prosedur standar berbasis UGM Lean untuk proses bisnis aplikasi prioritas dan meningkatkan kemampuan staf tenaga kependidikan UGM untuk memahami perancangan proses bisnis aplikasi dan pembuatan mock up.
Pada hari pertama, acara dimulai dengan registrasi peserta dimulai pukul 08.00 WIB dan dilanjutkan pembukaan oleh MC pada pukul 08.30 WIB. Setelah itu, kegiatan dilanjutkan dengan sambutan sekaligus penyampaian Ekosistem Simaster Apps dan Modernisasi Data oleh Prof. Dr. Ridi Ferdiana, S.T., M.T., IPM Selaku Direktur Direktorat Teknologi Informasi. Setelah itu memasuki serangkaian acara selanjutnya, yaitu penyampaian Model Perancangan Bisnis Proses oleh Bapak Haris Sri Wibowo, S.Kom. Kemudian penyampaian Model Perancangan Mock Up dan Pemaparan UGM Lean oleh Bapak Iwan Sutantyo, S.T. Agenda selanjutnya, yaitu Arahan Pengembangan Sistem Informasi oleh Prof. dr. Ova Emilia, M.Med.Ed., Sp.OG(K)., Ph.D. yang menyampaikan bahwa UGM merupakan unit yang besar dan kompleks sehingga memerlukan otomasi manajemen dan administrasi yang terintegrasi secara cepat dan akurat. Selanjutnya, kegiatan terakhir pada hari pertama yaitu diskusi dan penutupan oleh Bapak Akhmad Aminullah, S.T., M.T., Ph.D. selaku Sekretaris Direktorat Teknologi Informasi.
Pada hari kedua, acara dimulai dengan registrasi peserta dimulai pukul 08.00 WIB dan dilanjutkan pembukaan oleh MC pada pukul 08.30 WIB. Setelah itu, kegiatan dilanjutkan dengan Kick off Studi Kasus Penerapan UGM Lean dalam Proses Bisnis Prioritas oleh Bapak Iwan Sutantyo, S.T. Setelah itu memasuki serangkaian acara selanjutnya, yaitu Arahan Strategis Transformasi Proses Bisnis Aplikasi oleh Arief Setiawan Budi Nugroho, S.T., M.Eng., Ph.D., selaku Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Aset dan Sistem Informasi yang menyampaikan proses bisnis dari suatu sistem informasi dapat dianalogikan sebagai “tukang jahit”, yaitu penjahit harus mengerti hal yang diinginkan atau diharapkan oleh pelanggannya. Oleh karena itu, proses bisnis ini penting untuk menyamakan standar dan ekspektasi antara perancang dan developer. Kemudian agenda selanjutnya Dokumentasi dan Diskusi Proses Bisnis Aplikasi Eksisting serta Perancangan Transformasi Proses Bisnis Aplikasi dan Mock Up oleh Tim Task Force UGM Lean. Kemudian, kegiatan terakhir pada hari kedua yaitu diskusi dan penutupan oleh Bapak Akhmad Aminullah, S.T., M.T., Ph.D. selaku Sekretaris Direktorat Teknologi Informasi.
Walaupun pada workshop ini belum bisa secara langsung menyelesaikan berbagai kendala yang dialami oleh unit kerja pada saat diskusi, namun workshop merupakan serangkaian langkah untuk mengenalkan dan menyelesaikan permasalahan terkait ekspektasi dari sistem informasi dibutuhkan oleh unit-unit UGM serta dapat menyelaraskan proses perancangan dan pengembangan sistem di lingkungan UGM.
#sdgs #dtiugm #ugmyogyakarta
