- Pengurus/Ketua Unit Kegiatan Mahasiswa membuat surat pengajuan email yang ditujukan ke Direktur Direktorat Sistem dan Sumber Daya Informasi UGM.
- Surat permohonan ditandatangani oleh ketua Unit Kegiatan Mahasiswa dan diketahui oleh Wakil Dekan Bidang Akademik (atau wakil dekan yang membawahi UKM di Fakultas), serta dicantumkan alamat email dan nomor HP penanggungjawab email UKM tersebut.
- Surat permohonan bisa dikirimkan melalui email ke dssdi@ugm.ac.id (surat yang sudah discan) atau diantar langsung ke Direktorat Sistem dan Sumber Daya Informasi UGM.
- Apabila surat permohonan dinilai sudah sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan, maka akun email akan secepatnya dibuatkan oleh petugas pelayanan. Tetapi jika ada kekurangan, pengurus UKM akan diminta memperbaiki kekurangan yang dimaksud.
- email PIC adalah yang ber email @ugm atau @mail.ugm