Universitas Gadjah Mada (UGM) merupakan salah satu universitas terbesar di Indonesia yang telah berdiri sejak 19 Desember 1949. Dengan memiliki 18 fakultas dan 2 sekolah vokasi, UGM tentu memerlukan pengelolaan yang terintegrasi antar beberapa divisi dan lini civitas akademikanya. Sistem yang terintegrasi merupakan sebuah kunci agar segala sistem yang ada di universitas ini dapat berjalan dengan semestinya dan komprehensif, pun pada bidang sistem informasi.
Sejauh ini, UGM telah mengembangkan puluhan sistem informasi baik yang sudah terintegrasi maupun yang masih berdiri sendiri. Ada pula yang sudah terdokumentasi dengan baik dan ada yang belum. Beragamnya pola pengembangan sistem informasi ini, membuat tim integrasi termotivasi untuk melakukan terobosan-terobosan baru dengan harapan bahwa cita-cita integrasi sistem informasi di UGM dapat tercapai.
Sebelumnya, pada tahun 2016 tim pengembangan sistem informasi dibagi menjadi 7 kluster, namun pada tahun 2017 ini tim integrasi membaginya kembali berdasarkan keterkaitan dan irisan yang cukup tebal dalam pengembangannya menjadi 4 kluster, yaitu :
- Akademik, Kemahasiswaan, Perpustakaan, Alumni
- Keuangan, Renbang, Aset, Kerja Sama
- P2M, SDM
- Integrasi
Meskipun demikian, pembagian kluster ini tidak mutlak. Dalam artian pembagian ini tidak lantas menutup kemungkinan integrasi antar beberapa kluster tersebut.
Sebelumnya, setiap kluster telah melaksanakan beberapa kali diskusi secara internal. Namun, diperlukan sebuah wadah untuk mempertemukan antar kluster tersebut sehingga antar kluster ini dapat melakukan diskusi dengan skala yang lebih besar, salah satunya adalah dengan diadakannya kegiatan Workshop Pengembangan Sistem Informasi Trimester I. Kegiatan ini telah dilaksanakan pada hari Jumat – Sabtu, 10 – 11 Maret 2017 di Ruang Sky Line Hotel Best Western Premiere Solo Baru.
Pengadaan workshop ini dimaksudkan agar diskusi dan isu-isu terkait pengembangan sistem informasi menjadi lebih fokus.
Tak hanya itu, pengadaan workshop ini juga menjadikan pekerjaan menjadi lebih efektif karena beberapa pekerjaan yang melibatkan beberapa kluster di dalamnya, dapat langsung diselesaikan saat itu juga. Dalam workshop ini, dilaksanakan kegiatan Focus Group Discussion (FGD) dalam hal integrasi dan pengembangan sistem informasi di UGM antara para stakeholder integrasi sistem informasi di UGM baik dari sisi analisis sistem, developer, maupun para penggiat teknologi informasi di UGM. Tujuannya, tidak lain adalah agar terarahnya pengembangan dan integrasi sistem informasi di UGM sendiri. Adapun sasaran dari kegiatan workshop ini adalah untuk melakukan evaluasi terhadap integrasi sistem informasi yang sudah berjalan, membuat kesepakatan antar pemilik data primer terhadap integrasi sistem informasi, membuat analisa pengembangan dan integrasi sistem informasi tahun 2017, serta menyusun rencana pengembangan dan integrasi sistem informasi tahun 2017.
Dalam kegiatan ini, Bapak Dr. Didi Achjari, S.E., Akt., M.Com. selaku wakil rektor bidang perencanaan, keuangan, dan sistem informasi memberikan sambutan dan meyampaikan beberapa hal terkait pengembangan sistem informasi di Universitas Gadjah Mada. Beliau berharap keguyuban yang terjadi selama acara ini akan terus berlanjut dan kebersamaannya tetap terbawa sampai ke UGM hingga ke fakultas masing – masing. Waktu yang disediakan selama kegiatan workshop ini, tentu tidak cukup jika digunakan untuk membahas seluruh “PR” yang ada, sehingga peserta workshop diharapkan membawa kembali “PR” ini ke UGM dengan tim yang mungkin lebih kecil, caranya bisa dengan mengundang dari unit kerja lain maupun dari kantor pusat.
Masalah yang seringkali muncul sejauh ini adalah adanya ego sektoral dari masing – masing unit yang mengklaim data maupun business process yang mereka kerjakan adalah hak milik unit / individu mereka pribadi, padahal pada dasarnya semua itu adalah milik semua karena dikerjakan secara bersama – sama. Jangan sampai pula ada unit kerja lain di UGM yang mengembangkan sistem informasi sendiri tanpa sepengetahuan kantor pusat sehingga menimbulkan masalah – masalah baru lainnya.
Selanjutnya, Bapak Didi berharap bahwa tim IT UGM mampu memastikan dirinya siap untuk melayani setiap permintaan aplikasi yang datang dari dekan maupun wakil dekan. Namun, kendala yang seringkali terjadi adalah alasan kurangnya sumber daya manusia, dalam hal ini adalah programmer yang mampu menangani permintaan – permintaan tersebut. Disisi lain, pihak Direktorat SDM merasa bahwa jumlah pegawai sudah cukup banyak. Padahal, masalah SDM ini sangat bisa diatasi dengan SDM freelance atau yang lebih dikenal sebagai pengadaan perorangan, dengan kata lain SDM ini hanya digunakan jasanya selama proses pengadaan sehingga bukan merupakan pegawai tetap UGM. Namun lagi – lagi akan muncul kendala terkait pemilihan SDM yang berkualitas, karena pengadaan perorangan ini pun harus memperhatikan beberapa kualifikasi seperti orang tersebut harus aware dengan sistem informasi UGM, trampil, memiliki pengalaman, serta mengenali lingkungan UGM. Oleh karenanya, Bapak Didi berharap Gamatechno mampu mem-backup kebutuhan SDM ini, sehingga ketika DSSDI membutuhkan orang untuk pengadaan, SDM ini sudah tersedia dan tinggal digunakan jasa/keahliannya.
Selama hampir 5 tahun ini, Bapak Didi sangat mengapresiasi teman – teman yang telah bekerja keras mewujudkan mimpi – mimpi terkait sistem informasi di UGM khususnya tentang sistem integrasi yang sangat ingin diwujudkan di kampus ini. Secara perlahan –lahan, satu per satu mimpi ini mulai terwujud dengan adanya bantuan dan kerjasama dari tim IT UGM. Harapannya sebelum bulan Juli, semua rencana serta mimpi sebelum – sebelumnya dapat terwujud.
Aplikasi–aplikasi serta sistem integrasi yang telah dikerjakan sejauh ini sungguh luar biasa, dan Bapak Didi sangat senang dengan hasil dan kerja keras tim IT UGM. Tim IT UGM telah menemukan sendiri model kreativitas serta pola yang cocok untuk pengembangan sistem informasi di UGM. Secara fisik, para programmer dan tim IT dikumpulkan di DSSDI dan menyatukan gagasan – gagasan yang mereka miliki, sehingga mereka tidak bekerja secara individu melainkan saling membantu dalam satu unit kerja. Tidak ada satu pun programmer yang paham dengan keseluruhan sistem karena sistem yang dibuat merupakan hasil gotong royong banyak pihak.
Masih ada beberapa ”PR” yang harus kita kerjakan kedepannya, yang pertama adalah memobilekan seluruh aplikasi yang telah dibuat dan merapikan aplikasi – apikasi yang masih berserakan. Yang kedua, database dari aplikasi yang ada harus terintegrasi satu sama lain, sehingga terdapat sebuah unit sebagai pusat atau owner data dimana semua aplikasi merujuk pada data di dalam unit ini. Sistem terintegrasi ini sangatlah penting karena akan sangat memudahkan kita dalam menjalankan sebuah aplikasi. Selanjutnya, kedepannya Bapak Didi berharap semuanya benar – benar terintegrasi, aplikasi yang kecil – kecil di merge dan dijadikan satu di dalam sebuah portal dengan fitur lengkap sehingga user tidak perlu berkali– kali login.
Selanjutnya, Bapak Didi membahas tentang pimpinan di suatu unit yang terkadang tidak aware dengan business process suatu pengadaan. Padahal tanpa business process yang benar, maka proses coding pun akan terkendala. Sehingga jika terdapat demikian, alangkah baiknya jika tim IT memberikan masukan tentang hal – hal apa saja yang diperlukan, SOP nya bagaimana, dan lain sebagainya kepada pimpinan sehingga semuanya menjadi jelas. Karena jika tim IT diam saja, maka pimpinan akan menggantungkan diri kepada tim IT karena menganggap bahwa tim IT sudah ahli dibidang IT dan memasrahkan semuanya, padahal faktanya ahli IT bukan berarti ahli business process, seringkali ahli IT tidak meguasai business process dan asumsinya.
Oleh karena itu, harapannya setiap unit kerja mampu memberikan pemahaman kepada pimpinan tentang peran apa yang harus diambil. Adapun tugas dari seorang pimpinan adalah membuat kajian terkait apa yang diperlukan dalam sebuah sistem. Pada akhirnya, Bapak Didi sangat berharap bahwa sistem integrasi di UGM benar – benar mampu terwujud dan berjalan secara baik. Beliau mengatakan jika terdapat kendala maupun hal – hal lain yang diperlukan, jangan sungkan untuk meminta bantuan dan mendiskusikan dengan beliau. (Selvi)
