Secara umum, Google Meet sudah terintegrasi dengan ekosistem Google Workspace (Gmail, Calendar, Drive). Oleh karena itu, pengalaman rapat seringkali terasa mulus jika Anda sudah login ke akun Google, khususnya ketika menggunakan Google Workspace UGM. Seperti berbagai aplikasi video meeting, misalnya Zoom, Google Meet memiliki berbagai fitur pertemuan daring yang menunjang berbagai kegiatan di kampus. Perbedaan utamanya mungkin terletak pada tata letak antarmuka, penamaan fitur, dan cara Anda menjadwalkan rapat. Google Meet berpusat pada tautan web, integrasi kalender, dan penyimpanan cloud (Google Drive). Berikut ini beberapa hal yang dapat diperhatikan ketika menggunakan Google Meet.
Antarmuka dan Kontrol Dasar
Tata letak Google Meet cukup minimalis. Berikut ini fungsi dari beberapa fitur dasar di Google Meet.
- Kontrol Mikrofon berfungsi untuk on/off mikrofon dan pengaturan audio.
- Kontrol Kamera berfungsi untuk on/off kamera, serta pengaturan dan latar belakang/efek video.
- Tombol Berbagi Layar berfungsi untuk berbagi video dan audio. Pengguna harus memilih opsi “A tab” (Satu tab) agar dapat berbagi video dan audio sekaligus.
- Tombol Reaksi berfungsi untuk mengirimkan reaksi berbentuk emoticon.
- Tombol Closed Captions atau Teks Otomatis Langsung berfungsi untuk menampilkan teks secara real-time (seketika) dari apa yang sedang diucapkan anggota di dalam Meet. Teks Otomatis ini harus disesuaikan sesuai dengan bahasa yang sedang digunakan melalui setelan. Pengguna dapat memilih berbagai bahasa, termasuk bahasa Indonesia (dalam versi BETA). Selain itu, terdapat fitur premium* yaitu Translated Captions (Teks Terjemahan) dengan bahasa terbatas.
- Tombol Angkat Tangan (raise hand) berfungsi untuk memberi sinyal kepada Host (penyelenggara) atau pembicara bahwa Anda ingin berbicara, mengajukan pertanyaan, atau memberikan komentar, tanpa harus menyela pembicara yang sedang berbicara.
- Tombol Opsi Lainnya menampilkan pengaturan lain untuk beberapa fitur premium, fitur dasar, dan setelan Meet.
- Tombol Tutup Panggilan berfungsi untuk keluar dari Meet atau mengakhiri meet (sebagai Host). Apabila Host keluar dari Meet, tidak ada pengguna yang secara otomatis ditunjuk sebagai Host pengganti, kecuali Host sudah menentukan Co-host kepada salah satu peserta atau melalui penjadwalan Meet di Google Calendar.
- Menu Detail Rapat menampilkan informasi akses Meet.
- Menu Partisipan menampilkan jumlah dan nama-nama peserta yang mengikuti Meet. Di menu ini juga terlihat peserta yang melakukan raise hand.
- Menu Chat menampilkan pesan yang dikirimkan semua peserta secara berurutan.
- Menu Alat Rapat menampilkan Semua fitur premium*, seperti Live Streaming, Polling, Breakout Rooms (Ruang Kerja kelompok), Rekaman, dan Transkrip, serta integrasi dengan alat pihak ke 3 melalui tombol “+”. Hasil Transkrip ditampilkan dalam bahasa Inggris dan beberapa bahasa lain (dalam versi ALFA), tetapi pada saat ini belum mendukung bahasa Indonesia.
- Menu Kontrol Penyelenggara (Host) menampilkan berbagai kontrol keamanan dan pengelolaan peserta (seperti menyetujui orang yang bergabung atau mengunci rapat). Hanya Host yang memiliki akses ke menu ini.
Google Meet mendukung fitur Picture-in-Picture (PiP) yang memungkinkan pengguna untuk:
- Memindahkan Rapat: Mengambil rapat video Meet dari tab browser Anda dan memindahkannya ke dalam jendela kecil yang mengambang.
- Multitasking: Anda dapat tetap melihat dan mendengarkan rapat sambil beralih ke tab atau aplikasi lain, seperti memeriksa email, mengetik dokumen, atau melihat kalender, tanpa harus meninggalkan panggilan.
Akses Rapat dan Penjadwalan
Akses Google Meet hampir selalu berbasis tautan (Link), dengan beberapa cara akses sebagai berikut.
- Penjadwalan: Cara paling efisien untuk membuat rapat adalah melalui Google Calendar. Ini secara otomatis menghasilkan tautan Google Meet unik dan menambahkannya ke undangan. Hal ini dilakukan untuk memastikan fitur premium* (seperti Attendance Tracking) diaktifkan dengan benar.
- Akses Peserta: Peserta bergabung hanya dengan mengeklik tautan penuh (Link).
- Membuat Link Instan: Jika pengguna tidak menggunakan Calendar, tautan dapat dibuat dengan cepat dengan membuka situs Google Meet dan memilih “New meeting” (Rapat baru), lalu memilih opsi “Buat rapat untuk nanti”.
*fitur premium hanya dapat diakses Akun Google UGM dengan lisensi Google for Education Plus
Google for Education Plus
Seperti yang disampaikan sebelumnya, pengguna dengan lisensi Google for Education Plus dapat mengakses fitur tambahan, serta keistimewaan lain sebagai berikut.
Batas Waktu dan Peserta
- Durasi: Batas waktu rapat grup adalah 24 jam.
- Peserta: Batas maksimum adalah 500 peserta (hingga 100.000 penonton untuk Siaran Langsung/Live Stream).
Fitur-fitur yang tersedia
- Ruang Kerja Kelompok (Breakout Rooms): Tersedia untuk membagi peserta menjadi kelompok-kelompok yang lebih kecil.
- Polling dan Q&A: Alat interaktif ini tersedia untuk meningkatkan keterlibatan.
- Pelacakan Kehadiran (Attendance Tracking): Laporan kehadiran otomatis akan dibuat setelah rapat dan dikirimkan melalui Google Mail Host serta salinannya disimpan di Google Drive Host.
- Live Captions (Teks Otomatis Langsung): Tersedia untuk real-time viewing. Fitur ini juga tersedia di lisensi Google for Education biasa.
- Transkrip Rapat (Transcripts): Transkrip penuh dari rapat dapat diakses setelah rapat selesai, tersimpan di Google Drive Host.
- Penyimpanan Rekaman: Rekaman rapat disimpan secara otomatis di Google Drive Host setelah selesai diproses.
- Whiteboard: Integrasi alat pihak ketiga seperti Miro dan FigJam tersedia melalui menu Alat Rapat.
Lisensi Google Workspace for Education Plus dapat digunakan oleh Dosen/Staf/Mahasiswa UGM. Jika lisensi tersebut belum aktif, silakan hubungi DTI UGM pada hari dan jam kerja.
