Dewasa ini, penggunaan platform daring atau komunikasi berbasis video sangat lazim digunakan. Selain zoom meeting dengan kapasitas basic yang terbatas dan berdurasi sekitar 40 menit, serta google meet yang umumnya terbatas sampai 100 peserta yang hadir dalam rapat, terdapat alternatif lain untuk mengatasi keterbatasan tersebut.
Alternatif tersebut tersedia dalam Microsoft Teams 365 UGM. Microsoft Teams adalah alat yang sangat berguna untuk kegiatan daring (online), terutama untuk perkuliah maupun rapat. Secara umum, berikut tabel perbandingan antara ketiga platform tersebut:
| Fitur | Microsoft Teams (Akun UGM/365 Education) | Zoom (Akun Gratis) | Google Meet (Akun Gratis) |
| Batas Waktu Rapat (Grup) | Hingga 30 jam. (Hampir tidak terbatas untuk kebutuhan harian). | 40 Menit. (Rapat akan terputus setelah batas waktu). | 60 Menit. (Rapat akan terputus setelah batas waktu). |
| Integrasi & Kolaborasi | Terbaik. Terintegrasi penuh dengan semua aplikasi Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, Outlook, OneNote, dll.). | Sedang. Integrasi fokus pada penjadwalan (Google Calendar/Outlook). | Baik. Integrasi penuh dengan Google Workspace (Gmail, Calendar, Drive). |
| Kapasitas Peserta | Hingga 300 peserta. | Hingga 100 peserta. | Hingga 100 peserta. |
| Fitur Rekaman (Recording) | YA. Rapat dapat direkam dan disimpan otomatis di OneDrive/Stream (fitur premium). | TIDAK (Hanya untuk versi berbayar). | TIDAK (Hanya untuk versi berbayar). |
| Penyimpanan Berkas | YA. Penyimpanan OneDrive terintegrasi | TIDAK ada penyimpanan terintegrasi. | Hanya mengandalkan batas Google Drive 15 GB (berbagi dengan Gmail). |
| Breakout Rooms | YA. Tersedia penuh untuk membagi peserta menjadi kelompok diskusi kecil. | YA. Tersedia di akun gratis. | TIDAK (Hanya untuk versi berbayar). |
Tata cara mengakses layanan
Setidaknya terdapat dua cara mengakses Microsoft Teams, keduanya dijelaskan pada deskripsi berikut:
A. Melalui situs website
Tata cara akses Microsoft Teams melalui website dijelaskan melalui informasi berikut:
- Buka peramban, lalu akses https://teams.microsoft.com/
- Masukkan akun dengan domain @365.ugm.ac.id
- Pilih Next
- Maka akan muncul laman SSO UGM
- Masukkan UGM ID
- Masukkan Password
- Pilih Login, Jika proses sesuai maka akan muncul laman berikut
B. Melalui situs aplikasi
Tata cara akses Microsoft Teams melalui aplikasi dijelaskan melalui informasi berikut:
- Pada pencarian taskbar ketik ‘’teams’’
- Pilih Microsoft Teams, lalu ikuti panduan login berikut:
- Pilih Create or use another account
- Masukkan akun dengan domain @365.ugm.ac.id
- Pilih Next
- Maka akan muncul laman SSO UGM
- Masukkan UGM ID
- Masukkan Password
- Pilih Login, Jika proses sesuai maka akan muncul laman berikut
Pada Panduan kali ini kita akan dijelaskan fitur fitur yang tersedia pada layanan tersebut terutama saat pengguna mengakses layanan melalui peramban atau web browser sebagai berikut:
| No. | Ikon & Nama Fitur | Fungsi Utama | Kepentingan Khusus untuk Kegiatan Daring (Kuliah/Sekolah) |
| 1. | Connections | Integrasi dengan alur kerja dan aplikasi lain di luar Teams. | Jarang Digunakan Pelajar. Lebih relevan untuk lingkungan bisnis atau manajemen proyek yang kompleks. |
| 2. | Viva Insights | Menyediakan wawasan pribadi tentang waktu fokus, kesejahteraan, dan kebiasaan kerja/belajar. | Membantu mengatur jadwal dan menjaga keseimbangan belajar. |
| 3. | Viva Learning | Akses terpusat ke materi pembelajaran, pelatihan, dan kursus (misalnya dari LinkedIn Learning). | Tempat mencari sumber daya tambahan di luar materi kuliah reguler. |
| 4. | Assignments (Tugas) | Tampilan terpusat untuk mengelola semua tugas akademik dari berbagai Tim/Kelas. | Fungsi utama. Melihat tugas yang harus dikerjakan, melacak deadline, dan mengumpulkan (Turn In) file tugas. |
| 5. | Activity (Aktivitas) | Feed notifikasi dan peringatan yang melibatkan Anda. | Wajib Dicek. Tidak ketinggalan notifikasi penting seperti @mention, balasan, atau pengumuman dosen. |
| 6. | Chat | Obrolan pribadi satu-lawan-satu atau grup kecil yang tidak terikat pada Tim/Kelas. | Mengirim pesan langsung (DM) ke teman kelompok, dosen, atau membuat grup diskusi tugas. |
| 7. | Teams (Tim) | Halaman utama yang berisi semua kelas atau grup kerja yang Anda ikuti. | Bisa dibilang seperti Daftar Grup. Tempat masuk ke kelas (Tim) dan sub-topik (Saluran) untuk diskusi dan materi. |
| 8. | Calendar (Kalender) | Tampilan jadwal rapat/kelas daring yang sudah diundang atau dijadwalkan sendiri. | Kalender beserta jadwal meeting. Cara tercepat untuk Gabung (Join) ke kelas daring dan melihat jadwal mingguan. |
| 9. | Calls (Panggilan) | Untuk melakukan panggilan suara atau video langsung (mirip telepon) ke individu/grup kecil. | Melakukan panggilan cepat ke teman tanpa perlu membuat rapat formal. |
| 10. | OneDrive | Akses cepat ke penyimpanan cloud pribadi Microsoft 365. | Mengelola dan mengakses file tugas/materi pribadi. |
| 11. | Copilot | Asisten AI (Kecerdasan Buatan) Microsoft. | Layanan yang dapat membantu meringkas percakapan, membuat draf, atau mencari informasi jika diaktifkan oleh kampus. |
| 12. | Apps (Aplikasi) | Tempat untuk menambahkan dan mengelola aplikasi pihak ketiga yang terintegrasi dengan Teams. | Menambahkan alat bantu belajar tambahan (misalnya aplikasi survey atau polling). |
Beberapa layanan Ms. Teams yang fungsinya hampir sama dengan zoom meeting dijelaskan pada deskripsi berikut:
A. Menjadwalkan atau melihat daftar Rapat yang telah terdaftar
|
No |
Elemen | Fungsi |
Keterangan untuk Pengguna Daring |
| 1 | Today | Melompat kembali ke tanggal hari ini (hari Senin). | Jika Anda tersesat saat melihat jadwal minggu depan, klik ini untuk kembali cepat. |
| 2 | < 24 November 2025 > | Kontrol Navigasi Tanggal. | Gunakan panah untuk maju/mundur satu hari pada mode tampilan Hari (Day). |
| 3 | Day | Pengaturan Tampilan Kalender. | Dapat diubah menjadi tampilan Work Week (Minggu Kerja), Week (Minggu), atau Month (Bulan) agar lebih mudah melihat jadwal. |
| 4 | Filter applied | Filter. | Dapat digunakan untuk menyembunyikan atau menampilkan jenis acara tertentu (misalnya, hanya menampilkan kelas kuliah, bukan event internal). |
| 5 | More Options | Opsi Tambahan. | Pengaturan umum kalender. |
| 6 | Meet now | Memulai Rapat Instan. | Tombol untuk membuat rapat video secara langsung, berfungsi sebagai alternatif cepat dari Zoom. |
| 7 | New | Membuat Acara Baru. | Tombol untuk menjadwalkan kelas/rapat baru (jika adik Anda perlu membuat pertemuan kelompok belajar). |
B. Bergabung atau memulai Rapat
I. Memulai Rapat
Memulai Rapat daring melalui Ms. Teams dijelaskan pada deskripsi berikut:
- Pilih Icon Calendar pada tab sisi kiri
- Pilih Icon Meet now
- Tuliskan nama rapat
- Mulai meeting, atau bisa
- Bagikan URL untuk pengguna lain bergabung.
Jika mulai meeting terpilih, maka dialog tersebut akan berubah menjadi tampilan sebagai berikut:
- Kolom untuk mengubah nama rapat
- Pilihan untuk menghidupkan kamera
- Gambar preview kamera yang akan dilihat oleh pengguna lain
- Memilih hardware microphone yang tersedia (jika lebih dari satu)
- Pilihan untuk menghidupkan microphone sehingga suara dapat didengar di rapat daring
- Memilih hardware speaker yang tersedia (jika lebih dari satu)
- Opsi untuk perangkat meeting room profesional
- Bergabung tanpa input/output suara atau hanya melihat gambar rapat
- Bergabung dalam pertemuan daring, jika pilihan ini dipilih maka akan muncul kotak dialog sebagai berikut:
| No | Ikon & Nama Fitur | Fungsi Utama | Kepentingan Khusus untuk Kelas Daring |
| 1 | Timer waktu | Menunjukkan durasi rapat yang sedang berjalan. | Untuk melacak sudah berapa lama kelas atau pertemuan berlangsung. |
| 2 | Chat | Membuka panel obrolan di samping (chat room) selama rapat. | Untuk mengajukan pertanyaan tertulis kepada dosen atau berbagi link tanpa mengganggu pembicara. |
| 3 | People | Menampilkan panel daftar peserta rapat/kelas. | Untuk melihat siapa saja yang hadir, termasuk dosen dan teman seteman kelas. |
| 4 | Raise | Mengangkat tangan virtual. | Cara formal untuk meminta izin berbicara atau bertanya kepada dosen tanpa harus mengaktifkan mikrofon secara tiba-tiba. |
| 5 | React | Memunculkan menu reaksi cepat (seperti tepuk tangan, jempol, hati). | Memberikan umpan balik instan kepada pembicara tanpa mengeluarkan suara. |
| 6 | View | Mengubah tata letak tampilan video peserta. | Dapat beralih ke mode Gallery, Large Gallery, atau Together Mode (tampilan visual bersama yang unik). |
| 7 | Controls | Menyediakan opsi kontrol dan manajemen rapat (biasanya hanya untuk organizer atau dosen). | Mengelola peserta, seperti mengunci rapat atau mematikan mikrofon semua peserta. |
| 8 | Apps | Menambahkan atau mengakses aplikasi yang terintegrasi ke dalam rapat. | Misalnya, menjalankan aplikasi polling atau quiz langsung di tengah rapat. |
| 9 | More | Menu yang berisi semua tindakan dan pengaturan tambahan. | Tempat untuk memulai rekaman rapat (Start Recording), mengubah perangkat audio, atau mengakses pengaturan lanjutan. |
| 10 | Camera | Mengaktifkan atau menonaktifkan kamera video Anda. Menonaktifkan ditandai dengan icon kamera disilang. | Pastikan ikon ini bergaris miring untuk mematikan kamera, kecuali jika diizinkan/diperintahkan untuk menyala. |
| 11 | Mic | Mute (Bisukan) ditandai dengan mic disilang atau Unmute (Aktifkan) mikrofon Anda. | Paling Penting. Selalu pastikan mikrofon dalam posisi Mute (bergaris miring) saat tidak berbicara. |
| 12 | Share | Memulai fungsi berbagi konten/layar (Screen Sharing). | Digunakan untuk presentasi, berbagi dokumen, atau menampilkan papan tulis virtual. |
| 13 | Leave | Mengakhiri rapat dan keluar dari kelas. | Digunakan untuk keluar dari rapat (sebagai peserta, rapat tetap berlanjut). |
II. Bergabung Rapat
Terdapat beberapa cara untuk bergabung ke dalam sebuah rapat daring. Cara yang paling umum adalah melalui kalender ataupun melalui tautan yang dibagikan. Kedua cara tersebut dapat diakses melalui tata cara berikut:
- Melalui kalender
- Pilih Calendar
- Pilih event atau rapat yang tersedia
- Pop up detail
- Pilih Join the meeting now untuk bergabung
- Melalui tautan bergabung
- Buka peramban atau browser lalu masukkan tautan bergabung
- Pilih jika akan menggunakan browser, atau
- Pilih jika akan menggunakan aplikasi
Baca juga Panduan Breakroom pada Microsoft Teams pada tautan berikut
